Notion — Gérer une base de connaissances

• Publication initiale : avril 2020. • Dernière mise à jour : août 2023.

Savez-vous quels sont les sites ou applications que vous utilisez le plus ? Plus on passe de temps derrière un ordinateur, et plus il est intéressant de le savoir.

La réponse à cette question me donne des pistes intéressantes pour analyser la gestion de ma ressource la plus précieuse : mon temps. Chaque matin, je jette un œil attentif à la liste des outils que j’ai le plus utilisés la veille. Et depuis quatre ans, c’est toujours le même site qui arrive en tête :

S’il y a bien un chiffre qui ne ment jamais, c’est celui du temps passé. Depuis 2017, je passe l’essentiel de mes journées dans Notion. La raison est simple : c’est devenu une extension de mon cerveau.

Mon second cerveau

Même si vous ne connaissez pas déjà Notion, il y a de fortes chances que vous utilisiez plusieurs applications que je qualifierais de « gestionnaires d’informations ». Des outils qui vous aident à capturer, trier et organiser vos idées. À mémoriser ce qui vous passe par la tête. Tout ce dont vous avez besoin pour votre travail ou votre vie perso.

Ils peuvent prendre la forme d’un gestionnaire de tâches (Things ? Todoist ? Asana ?), d’un outil de prise de notes (Bear ? Evernote ? Paper ?), d’un logiciel d’écriture (Ulysses ? iA Writer ? Word ?), ou bien de fichiers (feuilles de calcul ? Présentations ? PDF ?) et dossiers présents sur votre disque dur.

Chez la plupart des gens, l’utilisation de ces outils débouche sur une accumulation bordélique de documents, éparpillés à de multiples endroits et dans des formats différents. L’information est morcelée, difficile à retrouver, et de moins en moins exploitable avec le temps.

Mais si vous utilisez ces outils intelligemment, ils peuvent transformer ce brouhaha intellectuel (qui vous empêche de penser clairement) en un allié incontournable de votre quotidien. Avec une stratégie consciente et réfléchie, ils peuvent agir comme un second cerveau.

Ils deviennent cette extension de votre esprit qui vous permet de retrouver n’importe quelle information en quelques secondes. À chaque fois que vous tombez sur une information intéressante, vous savez comment la capturer et où la ranger. Et lorsque vous en avez besoin plusieurs années plus tard, vous savez exactement comment mettre la main dessus.

Ce second cerveau vous enlève la pire des charges mentales : devoir vous souvenir de tout. C’est une externalisation de votre mémoire. Comme si vous aviez un assistant personnel à la mémoire infaillible, toujours disponible pour vous servir vos meilleures idées au meilleur moment. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur le moment présent.

Ce problème, tous ceux qu’on appelle les knowledge workers y sont confrontés. Du coup, le marché est rempli d’apps qui tentent — de façon plus ou moins ciblée — de traiter cette question complexe. En fonction de leur histoire, elles s’y attaquent avec un angle différent : tâches, notes, projets, bases de données, écriture, etc.

C’est là que Notion entre dans la danse, avec une vision un peu différente. Son pari ? Tout gérer dans un seul et unique outil.

Le meta-défi de la solution « tout-en-un »

J’ai toujours été très méfiant avec les solutions « tout-en-un ». En voulant jouer sur tous les tableaux, elles finissent souvent par être médiocres sur chacun d’entre eux. La featuritis curve, ça vous parle ?

J’ai tendance à préférer les outils qui ne savent faire qu’une seule chose, mais qui l’exécutent à la perfection. Plus il y a de fonctionnalités, et plus les outils ont tendance à perdre en efficacité, en simplicité.

C’est là où Notion m’a retourné le cerveau. Notion, c’est l’exception qui confirme la règle. C’est une anomalie dans le paysage des outils-qui-font-tout. Car sur toutes les verticales qu’il traite, il arrive très souvent à faire mieux que les outils plus spécialisés. Et pourtant, ces verticales sont très nombreuses. Selon vos problématiques, vous pouvez très bien considérer Notion comme :

• une application de prise de notes ;
• un logiciel d’écriture ;
• un client Markdown ;
• un outil de gestion de projet ;
• un wiki ;
• un outil de communication asynchrone ;
• une app de transfert de fichiers ;
• un tableur ;
• un outil de documentation ;
• une base de connaissances partagée ;
• un utilitaire de bases de données ;
• un intranet (oui, ce mot existe toujours) ;
• un CMS ;
• et même tout ça à la fois.

J’en oublie sans doute. Réussir à décrire tout ce que sait faire Notion est un petit défi en soi. D’autant que toutes les fonctionnalités sont utilisables en équipe, avec une couche de collaboration en temps réel aussi puissante que celle de Google Docs ou Figma. Mais là où Notion est époustouflant, c’est dans l’exécution. Au lieu de souffrir de son côté généraliste, il parvient à viser juste sur tous les sujets auxquels il s’attaque.

Le niveau de finition du produit est tellement fou que pour chacune de ces fonctions ou presque, il propose une meilleure expérience que la plupart de ses concurrents verticaux. Imaginez si votre médecin généraliste était aussi le meilleur chirurgien, le meilleur cardiologue, le meilleur ophtalmo et le meilleur gynéco. C’est un peu l’impression que j’ai en utilisant Notion.

Mieux encore : il arrive à faire en sorte que cette multitude de fonctionnalités n’entrave pas la simplicité du produit, qui reste incroyablement facile à prendre en main. Il est élégant, agréable, bien pensé et prodigieusement flexible. Ce qui en fait l’outil idéal pour accueillir votre second cerveau, et gérer au mieux votre matière grise.

En étant cette exception qui confirme la règle, il décuple la puissance du « tout-en-un » de façon exponentielle. Aucun autre logiciel ne peut gérer autant d’aspects différents de votre vie avec une telle cohérence. C’est ce qui en fait un chef-d’œuvre d’UX à mes yeux. Et un gros doigt d’honneur à la featuritis curve.

Pour comprendre comment Notion est arrivé à un tel niveau, il faut s’intéresser à son histoire. L’histoire du produit, bien sûr, mais surtout celle de l’entreprise.

18 heures de Figma par jour pendant un an

Quand on voit le succès de Notion aujourd’hui, on est loin de s’imaginer le parcours du combattant qu’ont dû mener ses fondateurs pour en arriver là.

Le projet est bien plus vieux qu’on pourrait le croire : il a débuté en 2013. Au bout de deux ans, les fondateurs commencent à manquer d’argent pour tenir le train de vie de San Francisco. Le produit n’est pas stable, plante régulièrement, et ne trouve pas son public. Notion est parti pour suivre le même destin que l’immense majorité des start-up : mourir. Avant même d’exister réellement.

En 2015, les fondateurs Ivan Zhao et Simon Last activent donc le mode survie. Ils quittent San Francisco, et s’isolent dans un lieu où ils ne connaissent personne : Kyoto. Ils ne parlent pas japonais, et vont pouvoir s’enfermer toute la journée pour bosser sur le produit. Leur dernière carte pour essayer de le sauver.

Neither of us spoke Japanese and nobody there spoke English, so all we did was code in our underwear all day.

Ivan Zhao, CEO

Ils reconstruisent tout de zéro. À ce moment-là, Ivan Zhao commence à remonter dans la liste des utilisateurs de Figma les plus actifs au monde, avec des journées à plus de 18 heures passées dans l’app (!). Pendant un an, les deux fondateurs ne cessent de coder, repenser l’interface et multiplier les itérations.

Pour concrétiser ce qu’ils ont en tête, tout se joue évidemment sur l’UX. Bousculer à ce point le statu quo demande forcément un peu d’abnégation. Et un niveau d’attention aux détails complètement délirant, pour ne pas rester sur des euphémismes.

Our general philosophy is to go crazy with permutations. If the taste is there, which you can grow by studying typography and the giants of industry, you can churn out versions until you find the best one.

Ivan Zhao, CEO

En 2016, après des mois de crunch, ils arrivent à la première version de Notion (1.0), prête à affronter le jugement exigeant de tous les geeks de productivité dans mon genre. Il aura fallu ce niveau d’obsession pendant une année entière pour concevoir les bases du produit que nous connaissons aujourd’hui.

Mais au moins, ces efforts n’auront pas été vains. Car la suite des événements va donner à l’entreprise une trajectoire bien différente de celle des premières années de galère. En quelques semaines, ils explosent sur Product Hunt et atteignent 1 million d’utilisateurs, à la seule force du bouche-à-oreille. Les spécialistes perçoivent immédiatement la puissance de Notion, certains n’hésitant pas à parler du produit comme une « étape majeure dans l’histoire de l’UX ». C’est sans doute encore tôt pour le dire, mais après avoir passé quelques milliers d’heures dessus, j’ai du mal à ne pas être d’accord.

D’ailleurs, c’est un peu l’ambition d’Ivan Zhao. Il veut mettre Notion entre les mains de tout le monde, et notamment les profils les moins techniques (comme ses amis artistes pour qui il créait des sites web). À l’image de ce qu’a réussi à faire Microsoft dans les années quatre-vingt-dix avec la suite Office : des outils toujours centraux dans la vie des gens d’aujourd’hui (une fois sorti de la bulle technologique dans laquelle vous vous trouvez certainement si vous lisez ces lignes).

L’objectif ultime est encore plus ambitieux : permettre aux non-développeurs (comme moi) de créer leurs propres applications. De fabriquer leurs propres outils aussi facilement qu’en déplaçant des blocs. Un peu comme des LEGO. Depuis la version 2.0 (mars 2018) qui a introduit les bases de données, on commence sérieusement à s’approcher de cet objectif.

What would the world look like if everybody had the perfect tool that perfectly fits their needs? If everybody could almost become a software maker without coding? Build their own perfect tool for whatever problem they have?

Ivan Zhao, CEO

Le temps passe, et la fusée continue son ascension. Avec des mises à jour aussi régulières que bluffantes, l’équipe continue de prouver qu’elle exécute à merveille. Le produit s’améliore de jour en jour, et les nouveaux utilisateurs continuent d’affluer par millions.

En avril 2020, nous sommes en plein Covid-19. Et quand bon nombre de boîtes sont ravagées par le virus, Notion lève 50 millions de dollars. Valorisation : 2 milliards. Autant dire que depuis le temps, ils ont pu revenir à San Francisco (dans des locaux qui traduisent bien leur singularité), et embaucher plusieurs dizaines de personnes. Ils semblent maintenant parés pour les dix prochaines années.

Cette énorme levée de fonds est d’ailleurs intéressante, parce qu’elle marque à mon sens une certaine ambivalence avec l’ADN de Notion.

Tools for Thought

Quand j’ai découvert Notion en 2017, j’ai tout de suite senti quelque chose de singulier. Il y a cette direction artistique unique, qui tranche assez radicalement avec ce qu’on a l’habitude de voir pour ce genre de logiciels. Des illustrations qui nous embarquent dans un univers qui n’a pas grand-chose à voir avec des outils comme Evernote (ou pire, Roam Research).

Les inspirations de Notion sont aussi bien artistiques que technologiques. Elles ont permis de construire une magnifique identité de marque, et qui va au-delà du look and feel du produit. Cette phrase a beau me donner l’impression d’écrire un publireportage, il s’est vraiment passé quelque chose lorsque j’ai lu leur page /about pour la première fois. J’ai découvert qu’ils savaient écrire, mais j’ai surtout été inspiré par leur vision du futur du travail.

On sent que leur mission dépasse le simple cadre d’un produit. Qu’ils réfléchissent en profondeur à l’histoire des outils numériques que nous utilisons, pour mieux inventer ceux de demain. Dans leur prose, on trouve souvent des références aux pionniers de l’informatique comme Alan Kay ou Douglas Engelbart. Les premières vidéos de leur chaîne YouTube sont des reportages passionnants sur d’autres acteurs clefs de l’industrie comme Andy Hertzfeld (un des créateurs de Macintosh) ou Louis Pouzin.

Chez Notion, tous les designers savent coder. Ils aiment résoudre les problèmes sous l’angle holistique de l’expérience utilisateur. Ils prennent du recul en s’inspirant des légendes de l’informatique des années soixante ou soixante-dix. Une époque où le champ des possibles était tellement grand que les meilleures idées n’étaient pas encore trop parasitées par le marketing.

Ivan Zhao est bien loin des clichés du startupeur californien. Vous trouverez peu de chose sur lui sur Internet. Son compte Instagram ressemble plus à celui d’un étudiant en école d’art, qu’à celui du CEO d’une des start-up les plus en vogue de la vallée. En lisant ses rares interviews, j’ai compris qu’il ne faisait pas les choses comme tout le monde.

One thing I personally do is go on Dribbble and look at what’s popular. And then I consciously don’t do that.

Ivan Zhao, CEO

En 2019, quand les investisseurs se battent pour entrer au capital de Notion, Ivan Zhao les refuse tous poliment. Il préfère continuer à parler à ses clients, coder, designer, et perfectionner son produit.

When the work management software startup Notion moved offices recently, it didn’t update its address on Google Maps. The reason: VCs were literally knocking on its doors to discuss potential investments.

Business Insider

Il aura quasiment fallu attendre cette levée de 50 millions de dollars pour apercevoir une photo de lui — ou plutôt de ses tongs.

Si vous connaissez l’histoire des entreprises tech, vous savez que les rachats — et les levées de fonds qui les précèdent — des produits à succès ne sont pas toujours une bonne nouvelle pour nous, clients des produits en question. Si c’est pour qu’un outil génial se retrouve flingué par l’acheteur (coucou Sunrise, Wunderlist et tous les autres), on préfère largement quand le produit est financé par ses clients.

Le parcours de Notion (qui est d’ailleurs payant depuis le début) montre que les grosses levées ne sont pas vraiment dans leur ADN. Plusieurs articles font part de leur volonté de rester une équipe de taille réduite, quand ils auraient pu embaucher des centaines de personnes.

Sometimes I joke, “Moby Dick was written by one person.” Three of (Herman Melville) probably wouldn’t be much faster. Software is a lot like that. Without understanding what you’re trying to do, adding more people will actually slow you down.

Ivan Zhao, CEO

Quand on voit comment ils se sont comportés jusque-là, ce tour de financement amène forcément à se poser quelques questions. Même si les fonctions d’exportation de Notion m’ont convaincu qu’une migration vers un autre outil ne serait pas la fin du monde, je serais quand même bien malheureux de devoir arrêter de m’en servir, tant c’est devenu la maison idéale pour mon second cerveau.

Avec autant d’argent, on peut au moins être sûr que le produit ne va pas mourir du jour au lendemain. Ce qui est quand même important pour un outil de cette trempe, devenu aussi central dans ma vie. Zhao a même annoncé qu’ils avaient maintenant assez d’argent « pour les 10 prochaines années ». Ça laisse effectivement de quoi voir venir, surtout s’ils continuent à tenir la charge de leur croissance folle.

Pour l’instant, cette hypercroissance n’a pas eu de répercussions négatives sur la qualité du produit — c’est même plutôt le contraire. Ça donne confiance, mais je vais évidemment suivre ça de près. Je n’ai de toute façon pas le choix car comme vous le savez maintenant, je passe ma vie dans Notion.

We are a diverse group of people interested in computing, history, art, alternative programming languages, and skateboarding.

notion.so/about

L’histoire de Notion reste à écrire. Mais jusqu’ici, elle m’a presque autant fasciné que le produit lui-même. Pour être honnête, elle a sans doute contribué à mon attachement pour ce dernier. Il faut dire que tout ce qui sort des cerveaux de Notion transpire la qualité, le souci du détail et les choix consciencieux. Tout ce qu’il faut pour me donner encore plus envie d’aimer le produit.

Prenez par exemple leur moteur de recherche, l’un des trucs les plus importants pour un wiki. Il devient de plus en plus crucial à mesure que votre équipe grossit, ou que votre base de connaissances s’étoffe. Or, il faut bien le dire, cette recherche a longtemps été le plus gros point faible de Notion. Ce pourquoi j’ai parfois hésité à le recommander à certaines boîtes pour leur wiki, notamment si elles avaient déjà beaucoup de contenu. Elle était lente, pas toujours très précise, et l’interface n’était pas au top.

Alors ils ont traité ce problème avec le niveau de réflexion qu’il mérite. Quitte à ce que ça prenne un peu de temps. Ils ont embauché la bonne personne, et lui ont donné l’espace pour tout repenser depuis le début. Résultat ? Le nouveau moteur de recherche, arrivé en janvier 2020, est une pure merveille.

Pour les plus curieux, voici quelques détails techniques intéressants sur la refonte de la recherche. Ils montrent bien le niveau d’attention que cette équipe porte à l’expérience utilisateur.

En une mise à jour, la principale critique qu’on pouvait faire à Notion jusque-là s’est envolée. Il ne me reste plus que du bien à dire de ce produit, comme beaucoup d’autres l’ont déjà fait avant moi. Mais j’aimerais entrer dans les détails de ce qui fait à mes yeux tout l’intérêt de Notion : sa flexibilité.

Organisation de l’information

Je suis sûr que vous êtes déjà tombé sur une feuille Excel où l’auteur essayait tant bien que mal de faire cohabiter un bloc de texte (genre des instructions) avec le tableur lui-même (genre son simulateur de la mort). C’est une bonne illustration du phénomène que je vais aborder ici.

Quel que soit leur angle (prise de notes, gestion de projet, liste de tâches, wiki, tableur, etc.), la plupart des outils qui gèrent de l’information ont tendance à « imposer » une certaine structure, propre à l’outil lui-même.