Gestionnaire de tâches

📆 Publié en mai 2020.
✍ Dernière mise à jour en juin 2020.

⚠️ L’importance des dates
Les outils évoluent sans cesse, bien plus vite que ma bande passante pour maintenir à jour cette base de connaissances (car ce n’est pas mon travail à plein temps, m’voyez).

Il est possible que le contenu de certains articles ne soit plus tout à fait valable au moment où vous le lisez. Remettez donc toujours les pages dans le contexte de leur date d’écriture, c’est important.

Les questions de productivité et d’organisation sont éminemment personnelles. Vous en voulez une belle illustration ? Il suffit de regarder la tétrachiée de logiciels de todo sur le marché :

J’en oublie plein d’autres. Il en existe des dizaines. Et encore, je vous épargne ceux qui sont plus orientés « gestion de projet » (notamment en équipe) comme Trello, Asana, Basecamp, ClickUp, Wrike, Monday, Taskade, ZenKit et compagnie. Ça se compte plutôt en centaines, finalement.

Fondamentalement, ils essaient tous de résoudre ce problème de la gestion de tâches. Il y a de quoi faire, car tout le monde — ou presque — est concerné. Chaque outil y va donc de sa propre vision, en tentant de vous convaincre qu’il est LA bonne façon d’organiser vos tâches. Et que grâce à lui, vous allez enfin dépiler votre todo-list comme un patron.

La réalité, c’est que la gestion de tâches est un sujet tellement personnel que même un marché aussi dense ne suffit pas à quadriller tous les outils que nous pouvons utiliser pour résoudre ce problème.

Si cet article ne se trouve pas dans la catégorie Logiciels, c’est parce que la solution que j’utilise pour gérer mes tâches n’existe pas sur le marché. C’est une « app » que j’ai fini par construire moi-même avec Notion.

J’aurais adoré vous parler des décisions de design qui se cachent derrière la sublime interface de Things, mais ça n’est pas le produit que j’utilise actuellement. Vous faire un comparatif de tous ces gestionnaires de tâches n’aurait de toute façon aucun intérêt. Au lieu de ça, je vais plutôt revenir sur le cheminement intellectuel qui m’a mené vers ma propre solution.

Quand tâches et e-mails fusionnent

J’ai passé les premières années de ma vie professionnelle à faire du service client par e-mail. Entre 2012 et 2017, mon seul but dans la vie était de répondre aux e-mails des clients de Capitaine Train — d’y répondre tellement bien qu’ils auraient envie de parler de nous à tous leurs amis.

Concrètement, je passais l’essentiel de mes journées dans une boîte mail. Je voyais chaque conversation comme un élément de ma todo-list, que je devais traiter aussi efficacement que possible. C’est simple : ma boîte mail était ma liste de tâches. Ça a dû laisser quelques traces.

Déjà, quelques années plus tôt, ma découverte de la méthodologie Inbox Zero (en même temps que les grands principes de GTD) avait marqué un tournant dans ma vie. Mon rapport à mes e-mails était devenu complètement différent.

Plusieurs années plus tard, je suis toujours sidéré par la sensation de bien-être qu’apporte une boîte de réception vide. Ce sentiment parait disproportionné par rapport à la réalité de la situation. Mais qu’est-ce qu’on se sent mieux, bordel.

Mon client mail a longtemps été mon gestionnaire de tâches

Même si j’ai passé pas mal de temps sur certaines apps de todo (Wunderlist en tête — RIP), utiliser mon client mail comme gestionnaire de tâches a longtemps été ma solution favorite. Mon historique de mec qui fait du support client y est sans doute pour beaucoup, c’est vrai. Mais il n’y a pas que ça.

Quand on fonctionne en Inbox Zero et qu’on gère correctement ses e-mails, il y a de nombreux avantages à utiliser sa boîte mail comme liste de tâches. En suivant la méthode popularisée par Merlin Mann, vous devez traiter tous les e-mails reçus — pas juste les lire ou répondre. Pour chaque e-mail, je dois ainsi prendre une décision :

  •  Archiver
  •  Déléguer/transférer
  •  Répondre 
  •  Reporter le traitement (snooze)
  •  Traiter maintenant (puis archiver)

Et dans la plupart des cas, il se trouve que mes e-mails sont des tâches. Pourquoi s’embêter à les recréer dans un logiciel de todo, quand l’e-mail me donne tout le contexte dont j’ai besoin pour exécuter la tâche ? Autant minimiser cette friction.

Certes, il y a des moyens simples pour transférer facilement un e-mail vers un gestionnaire de tâches. Mais n’est-il pas encore plus simple les traiter directement depuis l’endroit où elles se trouvent déjà ?

C’est ce que j’ai fait pendant très longtemps. Et que je continue à faire dans une certaine mesure (j’y reviendrai juste après). Je trouve ça très efficace, surtout quand mon client mail est aussi fonctionnel que Superhuman. Concrètement, je trouve que Superhuman est un meilleur gestionnaire de tâches que la plupart des vrais gestionnaires de tâches. 😅 Par exemple, je n’ai jamais trouvé une fonctionnalité de snooze aussi bien exécutée :

Snooze dans Superhuman, pour reporter un e-mail à plus tard
Même Things ne fait pas ça aussi bien.

Voilà ce qui a longtemps été mon app de todo favorite. Si quelqu’un attendait quelque chose de moi, la pire façon de me le faire savoir était de me le dire oralement. La meilleure façon était de m’envoyer un e-mail. Et pour toutes les tâches que j’avais besoin d’ajouter moi-même, je m’envoyais des e-mails. En une seconde avec Alfred, et à une adresse spécifique pour qu’ils soient facilement triables/identifiables.

Outre mon calendrier, je n’avais alors qu’une seule chose à regarder (ma boîte mail) pour savoir ce que je devais faire, sans jamais rien oublier. Car la meilleure façon d’oublier des tâches, c’est d’avoir trop d’endroits différents à surveiller. Et comme les e-mails ont toujours été un truc central dans ma vie (mon ADN de support client, tout ça), ça me convenait particulièrement bien. À quelques détails près.

Qui décide ?

Cette logique fonctionne bien si vous avez une gestion saine (voire maniaque) de vos e-mails, si répondre vite et bien à vos interlocuteurs est quelque chose d’important pour vous. Elle s’applique parfaitement à ces réflexes de support client : quand votre boulot consiste essentiellement à être au service des autres.

Elle fonctionne un peu moins bien si vous êtes davantage au service de vous-même, des projets qui ne dépendent que de vous. Votre boîte mail — aussi bien gérée soit-elle — n’est finalement qu’une todo-list que n’importe qui a le droit de remplir, sans vous demander la permission.

Either you run the day, or the day runs you.

Jim Roth

C’est dans cette perspective qu’utiliser son client mail comme todo-list est souvent considéré comme une erreur. Le risque est que vos e-mails les moins cruciaux finissent par vous détourner de vos tâches les plus importantes. Si vous êtes aussi accro que moi à l’Inbox Zero, c’est d’autant plus risqué.

Grâce à Superhuman et ses remarquables fonctionnalités de tri, j’arrivais plutôt bien à isoler mes tâches prioritaires, sans qu’elles ne soient polluées par des e-mails de moindre importance. Mais malgré tout, j’ai fini par céder aux avantages d’une app de todo complètement séparée.

Dérives productivistes

On connait tous des personnes qui essaient constamment la dernière app de productivité à la mode. Ou qui changent de setup aussi souvent que de sous-vêtements.

Dans ma jeunesse, quand j’avais beaucoup de temps libre, j’ai moi-même connu ces périodes où je passais plus de temps à reconfigurer certains workflows qu’à véritablement les utiliser. Ou à construire des systèmes de productivité parfaitement huilés, mais tellement complexes que je n’arrivais jamais à les maintenir dans la durée.

Les productivity nerds sont parfois les pires procrastinateurs. Raffiner sans cesse ses outils et ses systèmes peut devenir la meilleure excuse pour ne pas dépiler les tâches qui se trouvent dans le système. Le voilà, l’effet pervers : passer plus de temps sur le système que sur les bénéfices qu’il est censé apporter.

Même si je trouve toujours ça intéressant à étudier, l’efficacité des gens ne se mesure pas au niveau de sophistication de leurs outils. Je connais des personnes qui ont une productivité ahurissante alors qu’ils s’organisent uniquement avec un bloc-notes en papier, ou des logiciels complètement passés de mode. Ils ont juste trouvé ce qui fonctionnait le mieux pour eux.

Simplicité avant tout

J’en viens à ce qui est selon moi le plus important critère pour choisir un gestionnaire de tâches : la simplicité. Je ne crois pas qu’il soit nécessaire de créer une base de données Notion avec 50 vues différentes, quand on a juste besoin d’une petite todo-list. Ne tombez pas dans ce piège.

Plus vous avez un système complexe, et plus il vous incite à passer du temps sur le système, plutôt que sur le travail lui-même. À l’inverse, plus votre système est simple, et plus vous allez passer du temps sur les tâches elles-mêmes. L’autre avantage d’un outil simple, c’est sa stabilité de long terme. Votre capacité à l’utiliser quotidiennement pendant des longues périodes (plusieurs années), sans devoir réinventer la roue en permanence.

À mes yeux, le meilleur gestionnaire de tâches est celui qui me permet de me concentrer sur mon travail — pas celui qui a le plus de fonctionnalités. J’ai donc construit une app ridiculement simple, qui a toutes les chances de vous décevoir si vous vous attendiez à un truc de fou après avoir lu mes pires maniaqueries d’archivage sur Notion.

TewDew

Je ne sais pas si vous connaissez l’application TeuxDeux. Avec son nom bizarre, elle fait partie de la myriade de gestionnaires de tâches du marché. Ce n’est sans doute pas la plus connue, mais elle a retenu mon attention à plusieurs égards. Si bien que je m’en suis pas mal inspiré pour ma propre solution, que j’ai appelé TewDew.

TewDew est une bête page Notion, que j’ai transformée en application macOS avec Coherence Pro. J’ai même pris 5 minutes pour lui faire un logo. 

TewDew dans mon Dock en tant qu’application macOS
Le triptyque calendriertâchese-mails.

On arrive au moment décevant pour tous ceux qui s’attendaient à un système hyper-sophistiqué. Voici à quoi ressemble mon gestionnaire de tâches fait maison :

Tâches du jour dans TewDew
Tâches du jour.

Comme vous pouvez le voir, on est loin du niveau de complexité de ce que font certaines personnes (genre Marie Poulin) avec Notion, en le poussant dans ses derniers retranchements même pour gérer leurs tâches. Ici, pas de bases de données relationnelles liées à des OKR avec 50 paramètres. Pas de notion de récurrence, ni même de tag ou de priorité. Rien du tout. Juste des listes à puce en texte brut.

C’est une simple vue de ma semaine. En dessous de chaque jour, j’écris les tâches les plus importantes de ma journée. Celles que j’aimerais vraiment accomplir. Quand je planifie ma semaine, j’essaie toujours d’en avoir le moins possible (rarement plus de 3 ou 4 par jour). Car plus il y aura de tâches ici, et plus j’aurai tendance à me disperser. Moins j’avancerai sur mes tâches importantes, et moins je serai satisfait à long terme.

J’aime beaucoup cette « vue semaine » de la répartition de mes tâches. Elle vient en complément de mon calendrier, qui est beaucoup plus précis sur la gestion de mes plages horaires. Vous savez comme moi que la plus grosse difficulté avec les tâches, c’est d’estimer avec justesse le temps qu’elles prennent réellement. Planning is guessing, comme on dit chez Basecamp. En réponse à mes approximations, TewDew me permet très facilement de déplacer une tâche d’un jour à l’autre. Ou de les dupliquer avec  + clic.

Historique de tâches accomplies

Ça, c’est pour la planification. Mais dans le feu de l’action, mes listes journalières ont tendance à s’allonger, puisque j’y ajoute toutes les tâches que j’accomplis pendant la journée. Le but n’est pas recenser mes moindres faits et gestes ni mes tâches récurrentes (j’ai déjà un habit tracker et quelques rappels automatiques pour ça), mais plutôt de garder une trace de mon travail du jour. Pour résumer, ce sont les tâches qui répondent à la question : « t’as fait quoi aujourd’hui ? » 

Quand j’ai terminé une tâche, je la glisse un peu plus bas, dans une base de données affichée sous forme de calendrier :

TewDew : archive de toutes les tâches accomplies
Archive géante de toutes les tâches journalières.

Ça me permet de garder un historique de mes principaux accomplissements du jour. Si j’ai besoin de retrouver sur quoi je travaillais à tel moment de ma vie, c’est très facile à faire. Inversement, je peux profiter du moteur de recherche pour retrouver à quelle période j’ai bossé sur un projet donné.

Je ne sais pas pour vous, mais avant d’utiliser un tel système, je trouvais très frustrant de ne pas savoir dire précisément sur quoi je passais mes journées. La clef d’une bonne organisation, c’est l’observation de soi. TewDew est la matière première de mon observation : un regard honnête sur ce que j’ai accompli chaque jour.

TewDew + Superhuman

TewDew remplace-t-il complètement ma boîte mail en tant que gestionnaire de tâches ? Non. Les deux sont complémentaires.

Mon client mail est un espace privilégié pour centraliser tout ce que je ne dois pas oublier. Il reste incontournable pour gérer mes tâches, mais ce n’est pas à lui de structurer mon emploi du temps de la journée. Je suis le seul responsable de ce qui est visible dans TewDew (contrairement au contenu de ma boîte mail, que n’importe qui a les moyens de remplir). J’ai donc tendance à prendre de meilleures décisions d’allocation de temps, sans risquer de me faire happer par le rouleau compresseur des e-mails.

Je suppose que vous connaissez la métaphore de la jarre, des gros cailloux et du sable :

Dans mon cas, on peut dire que TewDew est là pour les gérer mes tâches importantes (les gros cailloux), et que mes e-mails correspondent à tout le reste (les grains de sable). Toutes les tâches un peu plus « transactionnelles », que je vais pouvoir traiter en batch, sans qu’elles ne dictent la structure de mes journées. Certaines tâches issues de mes e-mails finissent évidemment dans TewDew, mais c’est uniquement parce que je l’ai décidé.

Bilans mensuels

Le plus souvent, mes tâches quotiennes sont le fruit du démantèlement d’un plus gros morceau : mes objectifs mensuels. Tous les mois, je me fixe des objectifs concrets sur ce que j’aimerais accomplir dans les 30 prochains jours. Le but est que chaque objectif soit suffisamment tangible pour qu’à la fin du mois, je sois capable de dire si, oui ou non, j’ai atteint cet objectif. C’est binaire, ça ne laisse pas de place à l’entre-deux.

Et justement, je gère également cette partie depuis TewDew. C’est un peu plus bas sur la page :

TewDew : bilans mensuels
On est au début du mois, c’est pour ça qu’il n’y a encore rien dans les échecs. 😅

À la fin de chaque mois, je fais le bilan. Tous les objectifs fixés vont dans une des deux colonnes : Réussi 💪 ou Échoué ❌. J’en profite pour prendre un peu de hauteur, et réfléchir à leur pertinence. J’archive tout ça proprement dans une sous-page Notion, et je fixe mes objectifs pour le mois prochain.

Je ne saurais pas vraiment dire pourquoi, mais la périodicité mensuelle me convient bien. C’est le bon compromis entre la réalité des tâches quotidiennes, et la prise de recul sur ce que j’ai envie de construire dans la durée.

Ce qui m’intéresse ici, c’est que mes objectifs mensuels soient toujours visibles dans cette même app. Ils me permettent de garder en tête la big picture, comme disent les Américains. Ils cohabitent avec mes tâches quotidiennes, ce qui m’aide à faire le lien entre les deux. Quand je comprends facilement en quoi mes tâches du jour contribuent à un objectif qui me tient à cœur, ma motivation est décuplée.

Voilà, vous savez tout de la façon dont je gère mes tâches. J’ai maintenant hâte de savoir ce qui fonctionne pour vous. 👀


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